Les raisons suivantes selon les pro en organisation des séminaire, réunion et activité de team building a Lyon, vous aideront à prendre la décision d’organiser votre événement dans un hôtel.
Une technologie de présentation impressionnante
Lorsque votre événement comprend des présentations, vous avez besoin des dernières technologies audiovisuelles à votre disposition. Pour accueillir les orateurs, de nombreuses salles de réunion d’hôtel sont équipées de divers appareils :
- Projecteurs
- Haut-parleurs
- Microphones
- Prises de courant
Vous pouvez également obtenir un téléphone de conférence ou utiliser l’Internet à haut débit pour les invités qui ne peuvent participer que par téléphone ou par vidéo. Si vous discutez de ces possibilités avec le personnel de l’hôtel à l’avance, de nombreux endroits peuvent fournir l’équipement nécessaire.
Processus de réservation en ligne
L’un des aspects les plus compliqués de l’organisation d’un événement est de fournir aux invités un moyen de réserver leur hébergement. Si vous travaillez directement avec un hôtel, vous éviterez toute confusion et tout désagrément, car les participants n’auront pas à chercher un logement, il leur suffira de contacter l’hôtel pour réserver une chambre.
Tout hôtel digne de ce nom dispose d’un processus de réservation en ligne, permettant aux clients de faire une réservation où qu’ils soient dans le monde. Puisque votre entreprise est très active, vous pouvez également travailler avec l’hôtel pour offrir une réduction ou un tarif de groupe à ceux qui réservent avant une certaine date.
Diversité des espaces de réunion
De nombreux événements prévoient une grande variété d’activités, telles que de grandes conférences et des réunions en petits groupes. Ces activités nécessitent des espaces de taille, de mobilier et de technologie différents. La plupart des hôtels disposent de plusieurs salles de réunion, ce qui vous permet d’organiser toutes les activités sur place.
En outre, de nombreux hôtels disposent également d’espaces pour des rassemblements informels, comme un salon. Ces espaces flexibles offrent des possibilités de réseautage, ce que de nombreux clients peuvent apprécier.
Nouvel environnement
L’un des meilleurs aspects de la tenue de réunions à l’hôtel est le nouvel environnement. Si le bureau est précieux en tant que siège social, un nouvel espace peut parfois favoriser la créativité et la productivité. Si vous organisez un événement dans le but de générer de nouvelles idées, choisir un hôtel comme lieu de réunion peut augmenter vos chances de réussite.
En outre, un nouvel environnement peut bouleverser les relations entre les employés. Les personnes qui sont généralement assises de part et d’autre du bureau ont désormais la possibilité de se parler et de travailler ensemble sur des projets.
Bonnes affaires
Les réductions sur les chambres ne sont pas les seuls avantages que les hôtels peuvent offrir. Si vous choisissez un centre de villégiature pour votre réunion, vos invités pourront y trouver une multitude de commodités :
- Spas
- Bars
- Piscines
- Clubs de santé
Certains hôtels offrent des réductions, voire des services gratuits, aux participants à un événement. Ces services peuvent contribuer à une expérience globale positive en aidant les participants à se détendre pendant leur temps libre. Lorsque vous recherchez un lieu de réunion, assurez-vous de discuter de ces options afin d’obtenir les meilleures offres pour vos visiteurs.
Équipement accessible
La technologie n’est pas la seule chose dont vous aurez besoin pour réussir une réunion d’affaires. Des tables, des chaises et des bureaux peuvent être nécessaires, en fonction de vos projets. Les hôtels qui accueillent régulièrement des congrès devraient avoir ces équipements à portée de main pour que vous puissiez les utiliser dans les chambres réservées.
Il s’agit là d’un autre domaine où un bon service à la clientèle devient évident ; votre agent de liaison devrait coordonner avec le personnel pour que les espaces soient aménagés en fonction de votre itinéraire. C’est très pratique, car vous n’avez pas à vous soucier de l’aménagement des salles de réunion de l’hôtel.
Confidentialité
Enfin, le choix d’un hôtel offre un certain degré d’intimité. Souvent, des informations sensibles, comme des secrets commerciaux, peuvent être discutées lors de ces réunions, ce qui nécessite que seuls les participants autorisés aient accès aux zones de réunion. Dans un hôtel, vous êtes assuré que les salles que vous avez réservées pour votre réunion d’affaires ne sont pas accessibles aux autres clients. En outre, vous pouvez organiser des dîners et des fêtes sur invitation uniquement pour faciliter le réseautage dans un environnement plus décontracté mais toujours privé.
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